Portanto, tenha em mente essas 3 dicas simples, que farão toda a diferença!
1) No início da reunião diga claramente o objetivo desta
Mesmo quando você acreditar que todos já sabem o motivo da reunião, reforce os objetivos desta no início para situar a todos, não só do tema que será tratado, mas principalmente do resultado que a reunião quer atingir. Todos devem saber o que ao final da reunião o grupo deve ter realizado.
Pode ser interessante também, se possível,
antecipar o assunto para que as pessoas se preparem melhor para colaborar na reunião.
2) Diga quais os benefícios e vantagens desta
reunião para o grupo
Especifique como a reunião pode beneficiar
a cada um e lembre-se de dizer também o que o grupo pode evitar. Alguns
se motivam pelo que podem ganhar com a reunião e outros se motivam por aquilo que podem
evitar perder.
Mesmo que o benefício maior da reunião seja
para a empresa( ou instituição), contextualize de forma a especificar as possíveis vantagens
individuais para cada um dos participantes da reunião.
3) Deixe clara a responsabilidade de cada participante na reunião
Independente do tema ou assunto da reunião, deve-se saber exatamente o que se espera dos participantes. Isso evita aqueles que
apenas observam e que geralmente criticam o que está sendo feito.
A clareza da responsabilidade individual e coletiva favorece o clima, o engajamento e o foco para possíveis soluções e bom andamento da reunião.
